En juin 2026, le CoWorcenx accueille Lenna A., stagiaire en formation Titre Professionnel Comptable Assistante à l’AFPA de Mont-de-Marsan. Sa mission : participer à la mise en place d’un système de comptabilité largement automatisée, en s’appuyant sur l’intelligence artificielle et les outils numériques. Un stage ancré dans le concret, au cœur de ce que le tiers-lieu expérimente depuis ses plusieurs semaines.
Un stage qui arrive au bon moment
Gérer la comptabilité d’une association, c’est souvent une affaire de tableurs partagés, de justificatifs éparpillés et de saisies manuelles répétitives. Au CoWorcenx, on veut changer ça — et le stage de Lenna s’inscrit directement dans cette démarche.
L’objectif est clair : construire un système dans lequel les adhésions, les réservations de salles et les encaissements via HelloAsso génèrent automatiquement les écritures comptables, classent les justificatifs et alimentent un tableau de suivi financier — sans intervention manuelle constante.
Trois semaines, un projet structuré
Le stage se déroule sur trois semaines en juin 2026, avec une progression claire :
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- Semaine 1 — Analyse des flux financiers du CoWorcenx : adhésions, réservations, paiements HelloAsso, identification des documents comptables nécessaires
- Semaine 2 — Mise en place des premiers workflows automatisés avec n8n, organisation du classement des documents, tests des premiers scénarios
- Semaine 3 — Tests complets, ajustements, création du tableau de suivi financier et rédaction d’un guide d’utilisation
À la fin du stage, Lenna aura contribué à produire un prototype fonctionnel, un schéma des flux financiers et comptables, et une documentation permettant à l’équipe de faire tourner le système de façon autonome.
Tu veux suivre l’avancement du projet ?
Ce projet sera documenté au fil du stage. Si tu es une association ou une structure qui se pose les mêmes questions sur la gestion comptable automatisée, contacte-nous — on sera ravis de partager ce qu’on apprend.
Pourquoi automatiser la comptabilité d’une association ?
La question peut sembler secondaire pour une petite structure. En réalité, la comptabilité est souvent l’un des postes les plus chronophages pour les bénévoles et les permanents d’une association — et l’un des plus sujets aux erreurs quand elle est gérée manuellement.
Au CoWorcenx, les flux financiers sont multiples : adhésions annuelles (24 €/particulier, 60 €/structure), réservations de la salle de réunion, inscriptions à des événements, dons ponctuels. Chaque opération génère un document à conserver, une écriture comptable à saisir, un suivi à mettre à jour. Multiplié par des dizaines de transactions par mois, c’est vite plusieurs heures de travail administratif.
HelloAsso comme point d’entrée central
La plateforme HelloAsso est au cœur du dispositif. Elle permet au CoWorcenx de collecter des paiements sans commission (0 %), ce qui est un avantage considérable pour une association loi 1901. Chaque paiement y est traçable, et l’API HelloAsso permet d’en extraire les données automatiquement.
Le flux cible qu’on cherche à mettre en place avec Lenna :
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- Adhésion ou réservation effectuée sur HelloAsso
- Déclenchement automatique d’un workflow n8n
- Génération du justificatif (reçu ou facture)
- Classement automatique dans le dossier comptable
- Préparation de l’écriture comptable dans Dolibarr
- Mise à jour du tableau de suivi financier
Le rôle de n8n dans l’automatisation
n8n est l’outil d’automatisation central du CoWorcenx. Open source, auto-hébergé sur notre serveur, il permet de créer des workflows qui connectent des services entre eux sans écrire une seule ligne de code complexe. Pour ce projet, il servira de chef d’orchestre : réception des événements HelloAsso, traitement des données, distribution vers les bons outils (stockage, Dolibarr, email de confirmation).
L’avantage pour Lenna : elle apprend à lire et comprendre ces workflows sans avoir besoin d’être développeuse. La logique est visuelle, les blocs se connectent, et chaque étape est testable indépendamment.
Le rôle de l’IA dans le projet
L’intelligence artificielle intervient à plusieurs niveaux dans ce projet, pas uniquement comme buzzword.
Analyse et catégorisation des documents
Les justificatifs reçus (PDF, emails, exports HelloAsso) ne sont pas toujours dans un format uniforme. Un modèle IA peut aider à extraire automatiquement les informations clés : montant, date, nature de l’opération, identité du payeur — et les injecter dans le bon champ comptable sans saisie manuelle.
Vérification et cohérence comptable
Une des tâches de Lenna sera de vérifier que les données générées automatiquement sont cohérentes — montants corrects, comptes bien imputés, aucune écriture manquante. L’IA peut ici jouer le rôle d’un premier filtre : signaler les anomalies, comparer les totaux, alerter en cas d’écart.
Assistance à la rédaction des procédures
Le guide d’utilisation que Lenna produira en fin de stage sera co-rédigé avec l’aide d’outils IA — Claude en l’occurrence — pour s’assurer qu’il est clair, complet et utilisable par quelqu’un qui n’a pas participé à la construction du système.
Ce que ce stage apporte au CoWorcenx
Au-delà du projet technique, ce stage illustre un principe qu’on applique régulièrement au Fier Lieu : accueillir des stagiaires sur des projets réels, qui apportent autant à la structure qu’à la personne en formation.
Lenna arrive avec des compétences comptables solides que l’équipe du CoWorcenx n’a pas en interne. Elle repart avec une expérience concrète sur les outils d’automatisation et l’IA appliquée à la gestion — des compétences encore rares dans les formations comptables traditionnelles.
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- Pour le CoWorcenx : un prototype de système comptable automatisé, une documentation utilisable, et un gain de temps estimé à plusieurs heures par mois une fois le système en production
- Pour Lenna : une expérience différenciante sur son CV, une maîtrise pratique de n8n et HelloAsso, et une compréhension de la comptabilité associative dans un environnement innovant
- Pour le territoire : un exemple reproductible que d’autres associations du Pays Morcenais pourront s’approprier
Un modèle qu’on veut documenter et partager
L’un des livrables du stage est un guide d’utilisation du système. Notre intention est de le rendre disponible — sous forme simplifiée — aux associations du territoire qui font face aux mêmes problématiques de gestion comptable.
Si tu représentes une association et que tu veux être informé de la disponibilité de ce guide, ou si tu veux qu’on t’accompagne dans une démarche similaire, contacte-nous. C’est exactement le type de projet pour lequel le CoWorcenx existe.
L’adhésion au Fier Lieu (24 €/an pour un particulier, 60 €/an pour une structure) te donne accès à l’ensemble de nos ressources, outils et accompagnements — y compris sur ce type de démarche numérique.